Recursos Humanos – Certifique-se de que:

1. Todos os trabalhadores constam da apólice de seguro de acidentes de trabalho;
2. Mantém horários de trabalho atualizados em todos os locais de trabalho;
3. Mantém o registo dos tempos de trabalho (ponto), incluindo dos trabalhadores que estão isentos de horário de trabalho, em local acessível e por forma que permita a sua consulta imediata;
4. O mapa de férias para o ano corrente se encontra afixado;
5. Mantém em vigor contrato de medicina do trabalho;
6. Mantém em vigor contrato de higiene e segurança no trabalho;
7. Cumpre a obrigação de disponibilizar formação profissional aos trabalhadores;
8. Que existem códigos de boa conduta para a prevenção e combate ao assédio no trabalho (empregador com 7 ou mais trabalhadores).
9. Que existe contrato de trabalho escrito nos casos exigidos por lei (Nota: A Racional Number não elabora tais documentos).
10. Que são validados, disponibilizados e devidamente assinados os recibos de vencimentos dentro dos prazos legais.

A submissão à AT (Autoridade Tributária a Aduaneira) dos elementos da faturação, e bem assim, a comunicação da inexistência de faturação, do mês anterior - até dia 5, é responsabilidade da entidade que emite tais documentos, a Racional Number, apenas assume tal obrigação por subscrição do serviço, cujo formulário de adesão foi oportunamente remetido. Cujo ficheiro referente ao mês precedente deverá ser disponibilizado aos nossos serviços até ao dia 4 do mês corrente.

Atenção: a partir de julho de 2017, formato da versão 1.04_01

As empresas, singulares ou coletivas, que tenham sede, estabelecimento estável ou domicílio fiscal em território português, que disponham de contabilidade organizada, devem comunicar à AT, até ao dia 31 de janeiro, por transmissão eletrónica de dados, o inventário (mercadorias, matérias-pimas e subsidiárias, materiais diversos, produtos acabados e em curso) respeitante ao último dia do exercício anterior, através de ficheiro.

E, ainda, independentemente do valor, o inventário deverá ser entregue aos serviços de contabilidade, devidamente carimbado e assinado pela administração.

Comunicação ao Banco de Portugal - da informação estatística de operações e posições com o exterior para efeitos de registo na balança de pagamentos e na posição de investimento internacional de Portugal.

Encontram-se abrangidas todas as pessoas coletivas residentes em Portugal, ou que nele exerçam a sua atividade, que efetuem operações económicas ou financeiras com o exterior ou que realizem operações cambiais, de acordo com o estabelecido no Decreto-Lei n.º 295/2003, de 21 de novembro (quantia anual EUR 250,000.00).

Consideram-se operações económicas e financeiras com o exterior os atos e negócios de qualquer natureza de cuja execução resultem ou possam resultar recebimentos ou transferências de ou para o exterior, à exceção de operações relacionadas com pagamentos entre residentes e não residentes com deslocações, estadas e transportes que constituam despesas auxiliares à atividade das entidades residentes.

Comunicação ao Instituto Nacional de Estatística - da informação estatística de operações de chegada INTRASTAT-CH e de expedição INTRASTAT-EX até ao dia 15 e referentes ao mês anterior, por sujeitos passivos de IVA, ao atingir os limites de volumes, dos últimos 12 meses [ano de 2023: EUR 400,000 | ano de 2024: EUR 600,000], de transações intracomunitárias, de aquisições ou transmissões.

Encontram-se abrangidas todas as pessoas singulares e coletivas residentes em Portugal, ou que nele exerçam a sua atividade.

GERAL

Para que os nossos procedimentos profissionais sejam tempestivos, a documentação e a informação de suporte tem de nos ser disponibilizada em tempo útil.

Mais se informa que a pertinência deste procedimento prende-se não só com a qualidade dos nossos serviços, mas também - entre outros pelo disposto no n.º 3 do artigo 8.º do RGITAs pessoas referidas no n.º 1, bem como os contabilistas certificados, são ainda subsidiariamente responsáveis, e solidariamente entre si, pelas coimas devidas pela falta ou atraso de quaisquer declarações que devam ser apresentadas no período de exercício de funções, quando não comuniquem, por via eletrónica, através do Portal das Finanças, até 30 dias após o termo do prazo de entrega da declaração, à Autoridade Tributária e Aduaneira as razões que impediram o cumprimento atempado da obrigação e o atraso ou a falta de entrega não lhes seja imputável a qualquer título.
(Redacção, deste número, pela Lei n.º 114/2014, de 29 de Dezembro)

Assim, para que nos seja possível exercer com qualidade a nossa atividade e por forma a podermos garantir as vossas obrigações contabilísticas e tributárias declarativas, tempestivamente, a documentação referente ao mês precedente deverá ser disponibilizada até ao dia 15 do mês corrente, sendo que após esta data não nos responsabilizaremos pelas penalizações eventuais.

DOCUMENTAÇÃO DE SUPORTE

- RETENÇÕES DE IR/IS
Entretanto, e para o devido cumprimento das obrigações fiscais referentes a retenções na fonte de IRS/IRC/IS (Impostos sobre o Rendimento e Imposto do selo) deverão disponibilizar-nos todos os documentos com registos de retenções na fonte no mês anterior e até ao dia 9 do corrente mês. Sendo que após esta data não nos responsabilizaremos pelas penalizações eventuais. («Recibos verdes», recibos e rendas e outros documentos)

- SAFT-PT
Caso tenha remetido o(s) ficheiro(s) SAFT-PT (faturação) referente(s) ao(s) período(s) de janeiro até ao mês precedente da presente data, exceto para casos específicos, já não é necessário remeter cópias das faturas e documentos equivalentes emitidos (v.g. Fatura/Recibo, Nota de Crédito, Nota de Débito).
Para melhor ajuda, vide Diagrama.

- QUALIFICAÇÃO DOCUMENTAL

CHAMA-SE AINDA A MELHOR ATENÇÃO PARA A EFETIVA OBSERVAÇÃO SOBRE A QUALIFICAÇÃO LEGAL DA DOCUMENTAÇÃO. NOMEADAMENTE:

As faturas e documentos equivalentes devem ser datados, numerados sequencialmente e conter os seguintes elementos:

(legislação em sede de Imposto sobre o Valor Acrescentado e de Imposto sobre o Rendimento)

1. Os nomes, firmas ou denominações sociais e a sede ou domicílio do fornecedor de bens ou prestador de serviços e do destinatário ou adquirente, bem como os correspondentes números de identificação fiscal dos sujeitos passivos de imposto;
2. A quantidade e denominação usual dos bens transmitidos ou dos serviços prestados, com especificação dos elementos necessários à determinação da taxa aplicável; as embalagens não efetivamente transaccionadas devem ser objecto de indicação separada e com menção expressa de que foi acordada a sua devolução;
3. O preço, líquido de imposto, e os outros elementos incluídos no valor tributável;
4. As taxas aplicáveis e o montante de imposto devido;
5. O motivo justificativo da não aplicação do imposto ou de redução de taxa em casos específicos, se for caso disso;
6. A data em que os bens foram colocados à disposição do adquirente, em que os serviços foram realizados ou em que foram efetuados pagamentos anteriores à realização das operações, se essa data não coincidir com a da emissão da fatura;
7. No caso de obrigação de Autoliquidação de IVA se o imposto for liquidado pelo fornecedor (nas faturas ou equivalentes), não pode ser deduzido, logo tem de ser suportado pelo adquirente (e.g., serviços de construção civil, sucatas);
8. No caso de gastos com viaturas, a respetiva matrícula (excetuam-se: portagens e parqueamento);
9. A venda de imóveis, não obstante a isenção de IVA, também está sujeita a emissão de fatura;
10. As faturas e documentos equivalentes fiscalmente relevantes, podem ser arquivados digitalmente, nomeadamente se com assinatura digital e em formato PDF, desde que a digitalização represente a legibilidade integral do documento;
11. Os nossos serviços incluem os procedimentos necessários para o arquivo digital;
12. Os gastos e perdas descritos nas faturas de aquisições de bens e serviços, deverão ter uma relação explícita com a atividade da entidade (empresa ou outra), servindo como critério a necessidade dos mesmos para obter ou garantir os rendimentos;
13. Atenção: os sujeitos passivos (SP) de IVA/IR (e.g., empresas: sociedades ou pessoais) estão obrigados a exigir fatura;

(Exemplos de documentos equivalentes a faturas, ou fiscalmente relevantes: Nota de Débito, «Fatura/Recibo (Verdes)», «Recibo de Ato Isolado», Fatura/Recibo...)

Os referidos documentos, quando emitidos por sistema informático, deverão conter todos aqueles elementos, impressos pelo sistema.
Não devem ter complementos - de preenchimento - manuais.

Observando-se o incumprimento do aqui exposto, como consequência, os correspondentes gastos não podem ser considerados para efeitos tributários!

Fluxos financeiros:

1. As pessoas coletivas (organizações, inc. sociedades) ou individuais que disponham ou devam dispor de contabilidade organizada, estão obrigados a possuir, pelo menos, uma conta bancária através da qual devem ser, exclusivamente, movimentados os pagamentos e recebimentos respeitantes à atividade empresarial desenvolvida.
2. Todos os movimentos financeiros entre a sociedade e os títulares do capital (sócios ou empresário) devem ser efetuados via conta bancária da organização.
3. Os pagamentos respeitantes a faturas ou documentos equivalentes de quantia não inferior a € 1,000.00 devem ser efetuados através de meio de pagamento que permita a identificação do respetivo destinatário, designadamente transferência bancária, cheque nominativo ou débito direto. (Aliás, aconselhamos para todas as quantias superior a € 50.00).
4. Os recebimentos individualizados via multibanco (MB) – normalmente, pelo equipamento designado de TPA e alugado pelos bancos – deverão ser mantidos/arquivados junto a uma cópia do documento que titula a transmissão (vendas/serviços) – fatura, recibo ou equivalente – ou junto a listagem que inclua os documentos referidos (que titulam a transmissão).

Segurança social:

• A acumulação de funções de trabalho dependente e trabalho independente na mesma organização, não tem cabimento para efeitos de segurança social, e, caso se observe sem que se considere a TSU (contribuições + quotizações) da parte do trabalho independente como se de trabalho dependente se tratasse (inc. retenções de IRS), pode configurar fraude tributária.

Certificação obrigatória do sistema de faturação

As faturas ou documentos equivalentes, nos termos dos artigos 36.º e 40.º do Código do Imposto sobre o Valor Acrescentado (CIVA), são obrigatoria e exclusivamente emitidos por programas informáticos
de faturação que tenham sido objeto de prévia certificação pela Autoridade Tributária e Aduaneira (AT), a partir da data seguinte: (Portaria n.º 363/2010, de 23 de junho)

- 1 de janeiro de 2020, para os sujeitos passivos que, no ano anterior, tenham tido um volume de negócios superior a € 50,000.00;

Human Resources – Make sure that:

1. All workers are listed in the policy of accident insurance.
2. Maintains work timetables updated in all workplaces.
3. Maintains the register of working times, including workers who are exempt from work hours, at an accessible place and to enable their immediate consultation.
4. The map of vacation for the current year is posted.
5. Maintains in force the contract of medicine at work.
6. Maintains in force the contact for hygiene and safety at work.
7. Satisfies the requirement to provide professional training to workers.
8. That there are codes of good conduct for preventing and combating workplace harassment (employer with 7 or more workers).
9. That there is a written employment contract in cases required by law (Note: Racional Number does not prepare such documents).
10. That pay slips are validated, made available and duly signed within the legal deadlines.

The submission to AT (Tax Authority) of the elements of invoicing, as well as the communication of the inexistence of invoicing, of the previous month - by the 5th, it is responsibility of the entity what issuing such documents,Racional Number, will assume such obligation only under service subscription, whose application form has been recently sent. Whosefile related to previous monthit shall be made available to our services by the the 4th of current month.

Please note: from July 2017, format files in version 1.04_01

Companies, individual or collective, which have their headquarters, permanent establishment or tax domicile in Portuguese territory, which have organized accounting, must submit to AT, by the the 31st of January, by electronic transmission of data, the inventory (goods, raw and subsidiary materials, miscellaneous materials, finished and work-in-progress products) for the last day of the previous financial year, via file.

And yet, regardless of the value, the inventory must be delivered to the accounting services, duly stamped and signed by the administration.

Communication to the Bank of Portugal - of statistical information of operations and positions with the exterior for registration purposes in the balance of payments and in international investment position of Portugal.

Are covered by this statement all residents in Portugal - legal persons, or which carries on its activity them to arrange economic or financial transactions with foreign countries or who undertake foreign exchange transactions, in accordance with the provisions of Decree-Law n.º 295/2003 of 21 November (annual amount > EUR 250,000.00).

Considered to be economic and financial transactions with abroad, the business and acts of any nature whose execution results or may result receipts or payments between residents and non-residents or transfers to or from abroad, except for operations related to travel, accommodation and transport costs which are auxiliary to the activity of resident entities.

Communication to Instituto Nacional de Estatística - statistical information on INTRASTAT-CH arrival and INTRASTAT-EX dispatch operations up to the 15th and referring to the previous month, by companies subject to VAT, upon reaching volume limits, from the last 12 months [year 2023: EUR 400,000 | year 2024: EUR 600,000], arising from intra-community transactions, acquisitions or supplies.

All natural and legal persons residing in Portugal, or exercising their activity there, are covered.

GENERAL

So that our professional procedures are timely, the documentation and supporting information must be made available timely.

Further informs that the relevance of this procedure relates not only with the quality of our services, but also - among others - by paragraph 3 of Article 8.º of RGITAs pessoas referidas no n.º 1, bem como os técnicos oficiais de contas, são ainda subsidiariamente responsáveis, e solidariamente entre si, pelas coimas devidas pela falta ou atraso de quaisquer declarações que devam ser apresentadas no período de exercício de funções, quando não comuniquem, até 30 dias após o termo do prazo de entrega da declaração, à Direcção-Geral dos Impostos as razões que impediram o cumprimento atempado da obrigação e o atraso ou a falta de entrega não lhes seja imputável a qualquer título.
(Redacção, deste número, pela Lei n.º 60-A/2005, de 30 de Dezembro) (General Rules of Tax Infractions).

So for that we can exercise our activity with quality and so that we can ensure your accounting and tax declarative, obligations, timely, this documentation related to previous month it shall be made available to our services by 15th of current month, being that after this date, we will are not responsible for any sanctions.

SUPPORTING DOCUMENTATION

- WITHHOLDING TAX
Meanwhile, and for the due compliance of tax obligations relating to withholding tax (IRS / IRC / IS (Personnel income tax, Corporate tax and Stamp duty) should provide us all documents of withholding records of the previous month and by the 9th of current month. Being that after this date, we will are not responsible for any sanctions. («Green Receipts», bills and rents and other documents)

- SAFT-PT
If you have already submitted the files SAFT-PT (Standard Audit File for Tax purposes) (invoicing) for the periods January to the preceding month of the present date, except for specific cases, is no longer necessary to submit copies of invoices and equivalent documents (Invoice/Receipt, Credit Note, Debit Note).
For better support, see Diagram.

- DOCUMENTAL QUALIFICATION

WE ALSO CALL YOUR BEST ATTENTION FOR EFFECTIVELY REMARK ON THE LEGAL QUALIFICATION OF DOCUMENTATION. IN PARTICULAR:

The invoices and equivalent documents must be dated, numbered sequentially and contain the following elements:

(legislation on Value Added Tax and Income Tax)

1. Names and headquarters or domicile of the supplier or service provider and the recipient or purchaser, as well as the corresponding tax identification numbers of taxpayers of tax;
2. The quantity, and usual description of goods supplied or services provided, specifying the data required to determine the applicable vat rate; packaging not effectively traded must be indicated separately and expressly stating that your return has been agreed;
3. The net price of tax, and other items included in the taxable value;
4. The applicable rates of VAT and the amount of tax owing;
5. The reason justifying the non-application of VAT, or rate reduction in specific cases where appropriate;
6. The date on which the goods have been made available to the buyer, in which the services were held or where payments were made prior to the transactions, if that does not match the date of issue of invoice;
7. In the case of Reverse charge obligation of VAT if the tax is charged by the supplier (on invoices or equivalent), can not be deducted, so it has to be borne by the purchaser (e.g., construction services);
8. In the case of expenditures with cars, the correspondent registration plate (excepts up: road tolls and parking);
9. The sale of real estate, notwithstanding the VAT exemption, is also subject to the issuance of an invoice;
10. Tax-relevant invoices and equivalent documents can be filed digitally, namely with a digital signature and in PDF format, provided that the digitization represents the full legibility of the document;
11. Our services include the necessary procedures for the digital file;
12. The expenses and losses described in the invoices for the acquisition of goods and services must have an explicit relationship with the activity of the entity (company or other), serving as a criterion the need for them to obtain or guarantee income;
13. Attention: taxpayers (TP) into VAT/IR (e.g., companies: corporations or personal) are obliged to require invoice;

Examples of similar documents to invoices: Debit Note, «Green Receipt», «Receipt of Isolated Act», Sale Cash Invoice ...)

The said documents, when issued by computerized system should contain all those elements, printed by the system.
Do not may be supplemented - fill - manuals.

Observing the failure of that here referred, as a consequence, correspondents costs cannot be considered for tax purposes!

Financial flows:

1. Legal persons (organizations, inc. companies) or self-employers who has or should have proper accounting, are required to have at least a bank account through which should be exclusively handled the payments and receipts relating to the developed business activity.
2. All financial flows between the company and members of the capital (partners or self-employer) should be made via bank account of the organization.
3. Payments relating to invoices or equivalent documents of amount not less than € 1,000.00 must be made through payment method that allows the identification of the respective recipient, mainly, bank transfer, nominative check or direct debit. (By the way, we recommend to all top amounts to € 50.00).
4. The individualized receipts via ATM (MB) - usually by the equipment designated TPA and leased by banks - should be maintained / filed with a copy of the document that titrate transmission (sales / service) - invoice, receipt or equivalent - or stapled at the list that includes such documents (which titered transmission)

Social security:

• The accumulation of job functions dependent work and independent work in the same organization, has no place for the purposes of social security, and, if it observes without considering the TSU (contributions + cotisations) on the part of independent work as if it were dependent work (inc . IRS deductions), can configure tax fraud.

Compulsory certification of the invoicing system

The invoices or equivalent documents and receipts, in accordance with Articles 36.º and 40.º of the Code of Value Added Tax (CVAT), are obligatory and issued exclusively by software of invoicing which have been the subject of prior certification by Customs and Tax Authority (AT), from the following date: (Ministerial Order n.º 363/2010 of 23 June)

- January 1, 2020, for taxpayers who, last year, have had a turnover of more than € 50,000.00;